Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Асистент по контрол на документи
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим мотивиран Асистент по контрол на документи, който да се присъедини към нашия екип и да подпомага процесите по управление, съхранение и контрол на фирмената документация. В тази роля ще работите в тясно сътрудничество с различни отдели, за да осигурите точност, сигурност и навременен достъп до всички необходими документи. Вашите основни задачи ще включват приемане, регистриране, класифициране, архивиране и проследяване на документи, както в електронен, така и в хартиен формат. Ще отговаряте за спазването на вътрешните политики и процедури, свързани с управлението на документи, както и за поддържането на актуални регистри и бази данни. Освен това ще съдействате при подготовката на отчети, ще следите сроковете за съхранение и унищожаване на документи и ще подпомагате колегите при търсене и предоставяне на необходимата информация. За да бъдете успешни на тази позиция, е важно да притежавате отлични организационни умения, внимание към детайла и способност да работите с конфиденциална информация. Очаква се да имате добра компютърна грамотност, особено при работа с офис пакети и системи за управление на документи. Предишен опит на подобна позиция ще се счита за предимство, но не е задължителен, тъй като предлагаме обучение и въвеждане в работата. Ако сте отговорен, комуникативен и умеете да работите в динамична среда, ще се радваме да станете част от нашия екип.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Приемане и регистриране на входяща и изходяща документация
- Класифициране и архивиране на документи според вътрешни правила
- Поддържане на електронни и хартиени регистри
- Контрол на достъпа до конфиденциална информация
- Съдействие при подготовка на отчети и справки
- Проследяване на срокове за съхранение и унищожаване на документи
- Комуникация с различни отдели относно документооборота
- Осигуряване на съответствие с фирмените политики и процедури
- Поддържане на актуалност на базите данни
- Участие в процеси по дигитализация на документация
Изисквания
Text copied to clipboard!- Средно или висше образование
- Добра компютърна грамотност (MS Office, системи за управление на документи)
- Организираност и внимание към детайла
- Умения за работа с конфиденциална информация
- Комуникативност и умения за работа в екип
- Отговорност и спазване на срокове
- Готовност за обучение и развитие
- Предишен опит на подобна позиция е предимство
- Умения за работа в динамична среда
- Самостоятелност и инициативност
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв опит имате с управление на документи?
- Работили ли сте със системи за електронен документооборот?
- Как поддържате точност и внимание към детайла?
- Как реагирате при работа с конфиденциална информация?
- Какви са Вашите силни страни при работа в екип?
- Как се справяте със спазване на срокове?
- Готови ли сте да се обучавате и развивате?
- Как бихте подходили при несъответствие в документацията?
- Какви са Вашите очаквания от тази позиция?
- Какво Ви мотивира да кандидатствате за тази роля?
